BUSINESS INTELLIGENCE
Cosa si può ricavare dalla sua implementazione?

Spesso si confonde la BI con il reporting o con il controllo di gestione, perché anche in essa si producono grafici, tabelle e rappresentazioni, ed anche attraverso di essa si può analizzare lo storico dei dati, ma possiamo dire che la Business Intelligence va molto oltre le potenzialità di questi strumenti classici.

Il reporting aziendale

Il reporting è l’attività di rilevazione e di misurazione periodica dei risultati di un’azienda, e serve per comunicare gli andamenti e le performance. Si tratta di rilevare e rappresentare periodicamente i dati.

Abbiamo il reporting istituzionale il cui scopo principale è fornire dati ed informazioni ad interlocutori quali finanziatori, azionisti, società di revisione ecc.

Esiste il reporting direzionale che concerne la predisposizione di sintesi informative necessarie ai dirigenti aziendali per conoscere e governare le dinamiche gestionali a livello strategico.

C’è quindi il reporting manageriale che si rivolge essenzialmente al management aziendale e che presenta rilevazioni ed elaborazioni necessarie a conoscere la situazione e definire le tattiche da attuare per raggiungere gli obiettivi strategici assegnati.

Da ultimo possiamo classificare il reporting operativo come l’insieme dei dati che vengono messi a disposizione del personale per gestire la produzione, le vendite ecc. Sono esempi di report operativi, le statistiche di vendita, le analisi sui tempi di produzione, la puntualità nell’evasione degli ordini, l’andamento della situazione finanziaria ecc.

Il controllo di gestione

Il controllo di gestione è uno strumento che serve per misurare le performance interne dell’azienda. I sistemi di controllo di gestione sono caratterizzati da tre elementi:

• I centri di responsabilità ovvero le unità organizzative che devono conseguire i risultati,
• il processo nel quale si articola l’operatività del sistema di controllo,
• la struttura tecnica e contabile di supporto.

L’analisi avviene tramite Key Performance Indicators che sono le misure che la Direzione Aziendale ritiene importante tenere sotto controllo per il raggiungimento degli obiettivi strategici.

Il sistema di controllo può prevedere l’adozione di previsioni di risultato (budgets, forecast ecc.) e quindi analizzare gli scostamenti tra quanto avviene e gli obiettivi prefissati.

La Business Intelligence

Il limite comune ai due strumenti tradizionali suindicati, è che il loro focus è volto essenzialmente all’analisi del passato (historical), mentre viene trascurata completamente la situazione attuale (real time) e solo marginalmente quella futura (predictive). L’altro problema è che i dati che escono dal controllo di gestione, devono essere continuamente osservati ed analizzati, altrimenti non si riescono a cogliere i segnali e le tendenze.

Elementi essenziali della BI sono invece, ad esempio, l’analisi in tempo reale che, attraverso warnings, avverte le figure interessate che un certo parametro ha raggiunto un valore che richiede attenzione. La BI può anche suggerire le azioni correttive e, in certa misura, anche attuarle in maniera automatica.

Per fare un parallelo, si può vedere come funzionano i software di trading finanziario. Quando si acquista un titolo, si possono mettere dei limiti minimi e massimi per cui, quando la quotazione del titolo li supera, il programma automaticamente può avvisare il sottoscrittore o addirittura procedere direttamente alla vendita od all’acquisto del titolo. In questo modo si riducono drasticamente i rischi, il sottoscrittore non ha la necessità di fare un’osservazione continua dell’andamento, può lavorare su molti più titoli e si può dedicare ad altre attività.

Con la BI si potrebbe impostare che, se le vendite di un certo articolo in un certo periodo scendono sotto un certo valore che si ritiene importante tenere come riferimento, automaticamente venga invitata la struttura commerciale ad intervenire e lanciare una campagna promozionale con sconti o altri incentivi.

Lo stesso vale per la produzione: se ci sono rallentamenti causati da fermi macchina o da fornitori che ritardano, tali per cui le consegne future possono essere compromesse, la BI può chiedere al responsabile di produzione se ritiene di poter recuperare in qualche modo i ritardi e, se la risposta è no, automaticamente rischedulare le date di consegna, che possono essere automaticamente comunicate ai commerciali o direttamente ai clienti.

Anche per la gestione finanziaria, se a fronte di flussi in entrata ed in uscita la BI calcola che ad una certa data si creeranno un fabbisogno od un surplus finanziario, può avvisare chi di dovere il quale si può attivare per tempo per trovare le coperture oppure o sfruttare le maggiori risorse disponibili.

“Si tratta in sostanza di affrancarsi dalla necessità di svolgere un lavoro continuo di osservazione ed analisi dei dati, impostando gli strumenti di BI per essere avvisati solo nel caso in cui i valori di un determinato indicatore superino il limite superiore od inferiore che è stato preimpostato. È intuibile come il risparmio di tempo sia enorme e difficilissimamente qualcosa di importante sfuggirà al controllo.”

Come procedere?

Secondo i criteri della Lean Manufacturing per prima cosa vanno identificati i parametri più significativi e sui quali l’azienda può intervenire in maniera più incisiva.

Si verifica come raccogliere i dati relativi in tempo reale e, osservando quali sono stati gli andamenti passati, si stabiliscono i valori superiore ed inferiore, con il superamento dei quali si deve generare un warning.

Si definisce chi deve essere avvisato e quindi deve intervenire e con quale cadenza il warning deve essere generato finché la problematica non sia risolta.

Come si diceva, certi correttivi potrebbero anche essere resi operativi in automatico se si tratta di attività impostabili a livello informatico.

Si procede quindi a prendere in considerazione gli altri indicatori fino ad aver coperto tutte le aree aziendali.

Quali strumenti?

Per fare quanto descritto occorrono:

1. un software per l’analisi che possa, attraverso connettori, raccogliere dati da tutte le fonti di dati aziendali, dalla contabilità, alla produzione, ai sensori IOT, ai social, al sito internet, al CRM ecc.
2. un programma per la gestione dei workflow per automatizzare i processi e le reazioni agli eventi
3. un programma per la comunicazione, la condivisione ed il trasferimento in tempo reale di informazioni agli utenti

A giudizio di chi scrive, la piattaforma ad oggi più completa presente sul mercato è fornita da Microsoft la quale vi sta investendo miliardi di dollari. I programmi sono PowerBI, Flow e PowerApps che sono stati recentissimamente unificati in una piattaforma chiamata Power Platform.